Vergeet je je schoolsecretariaat niet?

Vandaag, donderdag 17 april, is het secretaressedag. Net zoals elk jaar de derde donderdag van april.

Doe jij hieraan mee? Zal jij dinsdag na de paasvakantie, één dag op het jaar, de medewerkers van het ondersteunend personeel in de bloemetjes zetten, of ‘in het fruit’ of ‘in de pralinetjes’?

Of doen jullie dat op school op een ander moment? Tijdens een personeelsvergadering, op het schoolfeest, bij het afronden van het schooljaar?

De term ‘ondersteunend personeel’ zegt het zelf: deze medewerkers ondersteunen de school en staan ten dienste van directie, leerkrachten, leerlingen, ouders en bezoekers.

Vaak gebeurt dit op de achtergrond van het schoolgebeuren terwijl ze eigenlijk mee het visitekaartje en het hart van de school vormen. Secretaressedag is alvast een goed moment om eens stil te staan bij de uitdaging van het leiden van een krachtig schoolsecretariaat.

organisatie-inspiratie-relatie

 

Wij verzorgen regelmatig trainingen voor secretariaatsmedewerkers: open opleidingen en het begeleiden van teams. In het werken met deze teams, vertrekken we vanuit drie invalshoeken: inspiratie, organisatie en relatie.

Inspiratie: wat inspireert jou en je team om te doen wat je doet en vol te houden als het moeilijk gaat?

Organisatie: Hoe organiseer je de werking? Hoe is de taakverdeling? Welke procedures en werkafspraken hanteren jullie?

Relatie: hoe werken jullie samen als team? Hoe communiceren jullie met elkaar? Hoe loopt de samenwerking met leerkrachten?

 

Drie aandachtspunten voor een tevreden en effectief secretariaat.

In onze workshops horen we regelmatig verzuchtingen en elke verzuchting houdt telkens een wens in: iets waarmee je je secretariaatsmedewerkers een plezier kan doen. In deze nieuwsbrief gaan we kort in op drie aandachtspunten die de tevredenheid én effectiviteit van je schoolsecretariaat kunnen versterken: mandaat, tijd & aandacht en ‘een attentie’.

Neem of geef mandaat voor het leiderschap van het schoolsecretariaat.
Eén van de belangrijkste aandachtspunten als je het hebt over leiderschap en communicatie is het mandaat. Welk mandaat heb je gekregen? Welk mandaat kán je opnemen? Als iemand geen mandaat heeft, wordt het erg lastig voor deze persoon om te werken aan de organisatie van het secretariaat en de onderlinge verhoudingen.

Daarom is het essentieel dat je als schooldirecteur oog hebt voor dit mandaat. Heb je zelf dit mandaat of delegeer je het aan één van de medewerkers? En wat delegeer je dan? De coördinatie van de taken, het leiden van de teamvergaderingen, het oog hebben voor de onderlinge verhoudingen en de sfeer, de lange termijn doelstellingen?

Geef tijd en aandacht aan het schoolsecretariaat.
De opdracht van een schoolsecretariaatlijkt helder: dagelijks, maandelijks en jaarlijks dienen dezelfde taken uitgevoerd te worden met betrekking tot onthaal, leerlingenadministratie, personeelsadministratie en boekhouding. Daarboven komen een aantal projecten zoals de organisatie en ondersteuning van schoolactiviteiten en -evenementen. Vaak gaat men ervan uit dat al deze taken evident en helder zijn en dat ze dus vanzelf zullen gaan. Niets is minder waar.

Zowel de organisatie als de onderlinge verhoudingen vragen regelmatig tijd en aandacht van de leidinggevende om alles samen met het team te bekijken. Hierin is de ‘regel van Pareto’ interessant: deze beschrijft het principe van de minste inspanning en stelt dat je met 20 procent van de inspanning 80 procent van het werk gedaan krijgt. Hiermee bedoelt hij eigenlijk dat je je op de juiste zaken moet concentreren.

Heb je regelmatig een teamvergadering met je schoolsecretariaat? Wekelijks, tweewekelijks, maandelijks? Wat wordt er dan besproken? Worden ad hoc problemen aangepakt? Mogen bestaande procedures in vraag gesteld worden? Spreken jullie elkaar aan op gemaakte afspraken? Wordt de teamwerking besproken?

Een attentie.
Omdat het secretariaat vaak op de achtergrond van het schoolgebeuren werkt, worden ze wel eens vergeten. Vaak horen ook we de verzuchting dat ze door leraren als ‘minderwaardig’ worden beschouwd. Net omdat zeer op de achtergrond voor zorgen dat vanzelfsprekende processen gerealiseerd worden, is het belangrijk hen te zien en te erkennen in de plek die ze innemen op school.Dit kan door het regelmatig geven van ‘een attentie’.

Een attentie betekent iets waaruit zorg en aandacht voor anderen blijkt. Dit kan een bloemetje of praline zijn op secretaressedag, wat uiteraard superfijn is. Dit betekent echter nog meer als het zich doortrekt in kleinere en regelmatige attenties zoals een vraag (hoe is het met je? hoe ging het gisteren tijdens het toezicht?…), een compliment en/of een bedanking.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s